「提案書と契約書が違う」を防ぐ、複数書類の「条件・数字」を突き合わせる手順
「あれ、さっきの提案書では単価10万円だったよね？ なんで契約書だと9万5千円になってるんだ……？」 深夜、あるいは締切直前のデスクで、モニターを左右に往復しながら、小さくなった文字を睨みつける。そんな経験、一度や二度で…
Excel・会議・社内ルール探し - 面倒な事務作業をAIに渡すための検証メモ
Excel・会議・社内ルール探し - 面倒な事務作業をAIに渡すための検証メモ
「あれ、さっきの提案書では単価10万円だったよね？ なんで契約書だと9万5千円になってるんだ……？」 深夜、あるいは締切直前のデスクで、モニターを左右に往復しながら、小さくなった文字を睨みつける。そんな経験、一度や二度で…
取引先から届いた、長文のメール。 挨拶から始まり、過去の経緯が延々と続き、その後に「ついでにこれも」といくつか要望が添えられ、最後は「検討をお願いします」で締めくくられる。…
「あれ、これってどうやるんだっけ……」 毎月、決まった時期にやってくる定例業務。作業の途中で不安になり、分厚い業務マニュアルの該当ページをめくる。…
「今回の件は、担当者の注意不足が原因です。今後は再発防止に向けて、改めて教育を徹底します」 もしあなたが、再発防止策の報告書にこんな一文を書こうとしているなら、少しだけ待ってください。…
「これで、規定通りに書けているだろうか……」 そんな不安を抱えながら、分厚いPDFの社内規定と、自分の作成した報告書や契約書案を何度も往復する。そんな作業に、気づけば1時間、2時間が溶けていく。…
会議が終わった後、自動文字起こしツールの結果を眺めて、ため息をついたことはありませんか。 「えー、あの、その……」「あ、すみません、言い直します」といった不要な言葉が入り混じり、文末はぶつ切り。…
「明日の午前中、例の件で〇〇さんと打ち合わせを入れておいて」 部長からそんな無造作な指示が飛んでくる。あるいは、急にアジェンダだけが送られてくるチャット。…
技術部門や情報システム部門から上がってきた報告書を読み、それを「部長」や「他部署のマネージャー」に説明しなければならない。…
「これ、A社とB社とC社の違いをパッと表にまとめといて。部長が明日確認したいってさ」 部長からのこの一言。内容はシンプルですが、やってみるとなると一苦労です。手元には、形式もバラバラな3社分のPDF資料。…
「例のプロジェクト、進捗どうなってる？ ざっくりでいいから工程表見せて」 部長にそう言われたとき、手元にあるのは、先週の会議メモと、チャットツールに散らばった田島からの断片的な報告、そして「いい感じにやっといて」という指…
チャットツールに届いた、一言だけの通知。 「例の件、いい感じにまとめておいて」 あるいは、会議の終わりに部長から「あ、あとで適当に資料作っておいて」と背中を叩かれる。…
「これ、どうやるんでしたっけ……」 後輩からチャットが飛んできたとき、あるいは自分が作業を再開しようとしたとき、そんな言葉が頭をよぎったら要注意です。その業務、たぶん「特定の誰か」の頭の中にしか、手順が残っていません。…
部長から「これ、項目ごとに整理しておいて」と言われて、数百行のExcel備考欄を開く。納期、予算、担当者が一つの文章に混ざっている列を、AIでTSVに分解して貼り戻す手順です。…
共有フォルダに「最新版」「コピー」「一旦保存」が増えると、誰も正解の置き場所を説明できなくなる。この記事では、今あるファイル名から置き場所ルールを下書きする手順を書き残す。…
定例会議の前日、ノートには「納期」「予算」「誰に聞く」だけが残っている。チャットにも短いメモが散らばる。この記事では、走り書きメモをAIで会議アジェンダへ整える手順と、出力を確認する見方までを書き残す。…
システム移行で最初に詰まるのは、今あるツールを誰が・どの契約や権限で使っているかを説明できないこと。契約書・メール・チャットに散った情報を、AIを「抽出係」として一枚の管理表に寄せる手順を、コピペできるプロンプトと失敗パ…
共有フォルダに「最終」「最新版」「修正版」が並び、どれを使えばよいか毎回チャットで確認している。この記事では、最新版が迷子にならない置き場所と命名ルールをAIで整理する手順を書き残す。…
アンケートの自由記述をAIに要約させても、件数は出ない。回答を集計用ラベルに分け、Excelで数えるところまで進める手順と、出力後に行数・重複・固有名詞を検算する方法を、明日の作業向けに具体的に書き残す。…
受信箱にある見積依頼、問い合わせ、変更連絡をExcelへ一覧化する。メール本文を一通ずつ読み、顧客名や期限を拾う作業は地味に時間を削る。この記事では、メール内容をAIで抽出し、Excelに貼れる一覧へ整える手順を書き残す…
月次集計で各拠点のExcel形式がバラバラだと、いきなり統合しても数字は合わない。列名、単位、税込税抜の違いを先に対応表へまとめ、毎月使える統一ルールを担当者が確認してから集計する実務手順を書き残す。…
前回の名簿と今回の名簿をExcelで横に並べ、増えた人と消えた人を目で追う。数十行なら耐えられるが、部署名やメールアドレスまで見始めると急に危うくなる。この記事では、差分比較をAIで候補に分ける手順を書き残す。…
月次締めの終盤、基幹システムの売上合計と営業部の案件管理表が数千円だけ合わない。VLOOKUPを貼り直しても差額が残る。この記事では、Excelの数字が合わないときに差異の原因候補をAIで絞る手順を書き残す。…
金曜日の午後4時。あと1時間で週報の数字をまとめて、上司に報告しなければならない。 溜まったメールを捌き、チャットでの急な問い合わせに答え、ようやく重い腰を上げて「今週の売上集計用Excel」を開いた。 「……はぁ」 思…
報告書を書いたのに、上司から「結局何が言いたいの？」と返ってくることがある。原因は文章量ではなく、冒頭に判断材料が出ていないことだ。この記事では結論から始まる報告書へ直す手順を書き残す。明日出す1本で試せる形にする。…
月曜の朝、部下から届いた資料に目を通す前から疲れている。報告書や提案書を開くと、誤字、数字の食い違い、結論の弱さが混ざる。この記事では、資料レビュー前にAIで下読みし、見る観点を揃える手順を書き残す。…
チャットツールの通知音が鳴る。画面を覗くと、部下からのメッセージ。「すみません、例の件の進め方、どこに書いてありましたっけ？」「これ、AとBどっちのパターンで進めればいいですか？」「先週の会議の決定事項、もう一度教えてく…
無理な依頼を断るメールほど、本文を書く前に手が止まる。この記事では、断る理由と代替案を整理し、AIで角を立てない断りメールの下書きを作る手順を書き残す。…
「あれ、どうやるんでしたっけ？」と同じ質問が何度も来る。この記事では、断片メモをAIに渡して業務マニュアルを作り、翌日から共有できる暫定版として属人化を減らす手順と確認方法を実務向けに丁寧に書き残す。…
「これ、全部Excelにまとめておいて」。渡されたのは大量のPDF。画面の左にPDF、右にExcelを並べて、一行ずつ打ち込む。コピペを試みても改行が崩れ、表の枠はバラバラ、そもそもテキスト選択できない画像PDFまである…
会議後にAI議事録は残っているのに、決定事項と担当者が見つからない。全文の書き起こしや要約はあるのに、次に誰が何をするのかが曖昧なまま残る。この記事では、決定事項・宿題・持ち越し論点だけを抜き出す手順を書き残す。…
退職した前任者のExcelを開くたび、長い数式や隠しシートの意味がわからず手が止まる。この記事では、怖くて触れないExcelを後任向けの引き継ぎメモに変え、属人化をほどく実務手順を現場向けに書き残す。…