「文字起こしが読めない」を解決する、AIで「粗い議事録」を整える方法
会議が終わった後、自動文字起こしツールの結果を眺めて、ため息をついたことはありませんか。
「えー、あの、その……」「あ、すみません、言い直します」といった不要な言葉が入り混じり、文末はぶつ切り。かといって、AIに「要約して」と頼んでしまうと、肝心の「なぜその決定に至ったか」というプロセスが削ぎ落とされ、中身のないスカスカな文章になってしまう。
「読めるレベルに整えたいけれど、要約して情報を消したくない」。
このジレンマを抱えている管理職や事務担当の方は多いはずです。結論から言うと、AIに求めるべきは「要約」ではなく「クリーニング（清書）」です。この記事では、文脈や議論の熱量を殺さずに、読みづらい話し言葉を「使える書き言葉」へ変換する具体的な手順をまとめました。
「要約」に逃げると、議事録は死ぬ
かつて私も、文字起こしデータの扱いに苦労していました。会議のログをそのままAIに放り込み、「要約してください」と指示を出していた時期があります。
結果は、見るに堪えないものでした。「A案について議論し、B案に決定した」といった、結論だけをなぞった一行のまとめ。これでは、後から「なぜA案ではなくB案だったのか？」「誰が反対意見を出したのか？」を確認しようとしたとき、もう手遅れなのです。
私が失敗から学んだのは、議事録で本当に価値があるのは「結論」そのものではなく、その手前にある「判断の理由」と「次に誰が何をすべきか」という情報だということです。
情報を削る「要約」ではなく、情報を整理する「クリーニング」。この違いを意識するだけで、AIの出力は目に見えて変わります。
セキュリティを守りつつ、文脈を維持する「置き換え術」
AIにデータを渡す際、最も気をつけなければならないのが機密情報の扱いです。とはいえ、固有名詞や金額をすべて消してしまうと、AIが文脈を理解できず、クリーニングの精度が落ちてしまいます。
おすすめは、情報の「性質」を保ったまま、別の記号や言葉に置き換える方法です。
- 固有名詞: 「株式会社〇〇」→「取引先A」、「田中部長」→「部長」
- 金額: 「1,250万円」→「予算額（高額）」、「500円」→「端数程度の金額」
- プロジェクト名: 「次世代エンジン開発計画」→「プロジェクトX」
このように、「規模感」や「関係性」という文脈を維持したまま置き換えるのがコツです。例えば、「予算額（高額）について、部長から再検討の指示があった」という形にすれば、AIは「重要かつ大きな金額に関する議論である」と正しく認識し、適切な書き言葉を選んでくれます。
※注意：社内の情報セキュリティ規定は必ず事前に確認してください。外部の生成AIに投入してよいデータの範囲は、会社ごとに決まっています。
「全文清書」か「論点抽出」か。使い分けの基準
クリーニングのやり方には、大きく分けて2つのアプローチがあります。どちらを使うかは、その議事録の用途によって決めてください。
方法A：全文クリーニング（読みやすく整える）
話し言葉の「えー」「あのー」を削り、助詞の乱れを直し、文末を整える手法です。会議の全容を記録として残したい場合、あるいは後から参加できなかった人に、議論の流れを正確に伝えたい場合に適しています。
方法B：論点・アクション抽出（要素を抜き出す）
「決まったこと」「未決のこと」「誰がやること」「次回確認すること」といった項目に沿って、発言の中から必要な要素だけを拾い上げる手法です。会議のスピード感を重視し、次のタスクへ即座に移行したい場合に適しています。
基本的には、まず「方法A」で綺麗なテキストを作り、その後に「方法B」で整理するという二段構えが最も確実ですが、時間がなければ、用途に合わせてどちらかに絞ってください。
コピペで使える「クリーニング用」プロンプト
ここでは、最も汎用性が高い「方法A：全文クリーニング」のための指示文（プロンプト）を紹介します。これをチャット欄に貼り付け、その後に文字起こしデータを流し込んでください。
あなたはプロの書記です。提供する会議の文字起こしデータに対し、以下のルールに従って「読みやすい書き言葉」へのクリーニングを行ってください。
# ルール
1. 内容の要約は絶対にしないでください。発言に含まれる具体的な理由、背景、ニュアンス、固有名詞（置き換え済み）をすべて維持してください。
2. 「えー」「あのー」「そのー」などのフィラー（無意味な言葉）はすべて削除してください。
3. 重複して発言している箇所や、言い直しによって意味が不明瞭になっている箇所は、文脈を損なわない範囲で自然な文章に統合してください。
4. 話し言葉（「〜なんです」「〜ですよね」）を、適切な書き言葉（「〜です」「〜である」）に整えてください。
5. 発言者ごとに、以下の形式で出力してください。
[発言者名]: [整えられた発言内容]
# 入力データ
（ここに文字起こしテキストを貼り付けてください）実務でそのまま使える出力形式（TSV活用術）
クリーニングしたテキストを、そのまま報告書にするのは大変です。ExcelやGoogleスプレッドシートに貼り付けて管理したい場合は、AIに対して「表形式」で出力させるのが効率的です。
特に、Markdown形式の表は、コピーしてExcelに貼るとレイアウトが崩れることがよくあります。そんなときは、TSV（タブ区切り）形式で出力させるのが最も確実です。
AIへの追加指示として、「以下の項目でTSV形式で出力して」と伝えてください。
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| 発言者 | 誰が話したか |
| 内容 | クリーニング後の文章 |
| 決定/保留 | その発言が「決定事項」か「継続協議」か |
出力イメージ（これをコピーしてExcelに貼り付ければ、そのままセルに分かれます）：
発言者 内容 決定/保留
部長 予算額（高額）については、来月の定例会議で再検討することにする。 決定
田島 承知いたしました。では、見積書の修正を進めます。 決定
小林さん 表記の揺れが気になります。プロジェクトXという名称で統一してください。 保留AIが「嘘をつく」失敗パターンに注意する
AIを使ったクリーニングで、最も気をつけなければならないのが「ハルシネーション（もっともらしい嘘）」です。
特に、「文脈を整えて」と指示した際、AIは「論理的に繋がっていない部分」を、勝手に「論理的に繋がっているように」書き換えてしまうことがあります。
例えば、会議中に誰かが「……それは、ちょっと難しいかもしれません」と、言い淀みながら反対を示唆していたとします。AIがこれを「丁寧に整える」過程で、「その案については、検討の余地があると考えています」といった、反対意見を前向きな検討事項へと勝手に変換してしまうケースです。
これに気づかず議事録を流してしまうと、後で「反対していたはずなのに、なぜ進んでいるんだ？」という深刻な食い違いを生みます。
クリーニングが終わった後は、必ず「重要な判断」や「ネガティブなニュアンスが含まれる部分」に絞って、元の文字起こしと照らし合わせるチェックを行ってください。
さて、明日の会議からは、いきなり「要約」を求めないようにしましょう。まずは「綺麗に整える」ことから始めてみてください。
私は次の業務として、このクリーニングしたテキストをさらに自動でタスク管理ツールへ飛ばす仕組みを、ノーコードツールで組んでみるつもりです。また一つ、面倒な作業が減ればいいのですが。