月曜日の午前10時。会議が終わり、ようやく自分自身のタスクに向き合おうとしたその時、Slackやメールで「例の管理表、更新しておいて」と飛んでくる連絡。
あなたは、重い腰を上げて、共有サーバーの奥深くにあるファイルを開く。ファイル名は『業務進捗管理_最新_2023年度修正版_v3.xlsx』。ファイル名を見ただけで、胃のあたりが少し重くなる。
セルをクリックすれば、見たこともないような長い数式が入り、どこからデータを持ってきているのかもわからない。隠しシートには、なぜか「計算用」という名前の謎の数値が並び、セルには不規則な色が塗られている。何か一つ数式を書き換えてしまったら、全体の計算が狂って、誰かの報告書がゴミになるのではないか。
「これ、一体どういうロジックで動いてるんだ……？」
前任者が去った後、その「ブラックボックス」を引き継いでしまった絶望。それは、エンジニアが直面するシステムのバグよりも、ずっと泥臭く、そして逃げ場のない、事務職や管理職にとっての「日常的な恐怖」だ。
職場の共有フォルダを覗けば、そこは「Excelの墓場」と化していることが多い。
よくある光景を挙げてみよう。
IF関数の中にIF関数が5つも6つも重なり、もはや「もしAならB、そうでなくてもしCならD、でももしEなら……」という、読む者の思考を停止させる呪文。これらは、決して「悪意」を持って作られたわけではない。むしろ逆だ。
作った本人は、その時々で「いかに早く、いかに効率的に、目の前の仕事を終わらせるか」に全力を注いでいた。自分にとっては、この複雑な数式こそが、泥沼の業務を救うための「正解」だったはずなのだ。
しかし、その「個人の最適解」が、組織に引き継がれた瞬間に「負の遺産」へと変貌する。作成者がいなくなった途端、誰も仕様を説明できず、誰も修正できず、ただ「壊れないことだけを願って触らない」という、極めて非効率な時間が流れることになる。
なぜ、これほどまでに「属人化したExcel」が量産されるのか。それは、個人の能力不足ではなく、職場の構造的な問題に起因している。
多くの現場では、業務のスピードが最優先される。マニュアルを作り、誰でも使えるように共通のフォーマットを設計し、テストを行う……。そんな余裕は、締め切り直前の担当者にはない。
「とりあえず、今動くものを作る」。この善意に基づくスピード主義が、複雑怪奇な数式を生み出す。
Excelの仕様をメモに残したり、数式の意味を解説したりする作業は、本来「守りの業務」だ。しかし、多くの職場において、評価されるのは「数字を出したこと」や「ミスなく報告したこと」であって、「後任が使いやすい仕組みを作ったこと」ではない。
「説明なんて、聞かれれば答えればいい」という思考が、ブラックボックス化を加速させる。
Excelは非常に強力なため、プログラミングに近いことができる。本来ならデータベースや専用システムで行うべき処理を、Excelだけで完結させようとする。その結果、本来の「表計算ソフト」としての枠を超え、誰もメンテナンスできない「自作システム」へと進化してしまうのだ。
これを専門用語では「技術的負債」と呼ぶが、現場感覚で言えば、単に「後回しにした面倒くささが、後で自分たちの首を絞める形になって戻ってきた」状態である。
この絶望的な状況に対し、「すべてをシステム化しましょう」「Excelをやめて専用ツールを導入しましょう」という提案は、現場ではまず通らない。コストもかかるし、何より「今のやり方を変えるコスト」の方が高いと感じるからだ。
そこで、今私たちが手にできる最も現実的な武器が、生成AI（ChatGPTなど）だ。
ここで重要な考え方がある。AIに「Excelを作らせる」のではなく、「Excelの仕様を解読（リバースエンジニアリング）させる」というアプローチだ。
AIは、人間には解読不能な「呪文」を、人間が理解できる「ビジネスロジック」へと翻訳する能力に長けている。
例えば、複雑すぎる数式があるとする。それをそのままAIに貼り付け、こう問いかけるのだ。
> 「このExcelの数式が、ビジネス的に何を判定しているのか、箇条書きで分かりやすく説明して。専門用語は使わず、中学生でもわかる言葉にしてほしい」
するとAIは、数式を分解し、「この列は、売上が予算を10%上回っているかどうかを判定しています」といった具合に、意図を言語化してくれる。
また、以下のような活用も可能だ。
| 活用シーン | AIへの具体的なアプローチ | 得られる結果 |
|---|---|---|
| 数式の解読 | 複雑な数式をコピー＆ペーストして「意味を解説して」と頼む | 業務ロジックの可視化 |
| 構造の診断 | 表の構成を説明し「この作りで問題が発生しそうな点は？」と聞く | 潜在的なリスク（エラーの種）の発見 |
| 標準化のドラフト | 「この仕様を、誰でも使えるマニュアル形式にして」と頼む | 属人化を防ぐための初稿作成 |
| 数式の書き換え | 「この複雑なIF文を、もっとシンプルでメンテナンスしやすい数式にして」と頼む | メンテナンス性の向上 |
ただし、期待しすぎてはいけない。AIは魔法の杖ではない。
AIは「数式が何を計算しているか」は教えてくれるが、「そもそもなぜ、この計算が必要なのか？」という、業務の背景にある意思決定までは教えてくれない。
「なぜ、この項目を毎月集計しているのか？」という問いへの答えは、AIの中にはない。それは、会議の議事録を読み解き、過去の経緯を知る人間にしか分からない領域だ。AIはあくまで、複雑なコード（呪文）を読み解くための「高性能な翻訳機」として使うのが、最も賢明な付き合い方である。
「全部作り直す」なんて、到底無理な話だ。明日からできるのは、目の前にある「呪文」を少しずつ、解読可能な「言葉」に変えていく作業だけだ。
もしあなたが、属人化した管理表の呪縛に苦しんでいるなら、明日、以下の3つのうちどれか一つだけ試してみてほしい。
次に、どうしても意味のわからない数式に出会ったら、それをコピーしてAIに投げ、「この数式の意味を、業務のルールとして説明して」と指示を出してみる。
それだけで、「何となく怖いもの」が「こういう理屈で動いているもの」へと変わり、心理的なハードルが劇的に下がる。
もしあなたが、その管理表の「唯一の理解者」になってしまっているなら、それは非常に危険な状態だ。
自分が理解している内容を、箇条書きでいいからAIに伝え、「これを後任のための操作マニュアルとして整えて」と頼んでみる。
完璧なマニュアルを作る必要はない。「AIに下書きをさせる」ことで、属人化の解体プロセスを、最小限の労力でスタートできる。
ファイル全体を直そうとしてはいけない。必ず挫折する。
「この列の、この数式だけは、もう少し分かりやすくしたい」という、ピンポイントな箇所を一つだけ選ぶ。その数式をAIに相談し、よりシンプルな形に書き換えて、その箇所にだけ「（〇〇判定用・2024/05/20修正）」とメモを入れておく。
この「小さな標準化の積み重ね」こそが、数年後に「呪われたExcel」を、まともな「道具」へと変える唯一の道である。
Excelの仕様に絶望する必要はない。それは、あなたがこれまで真面目に、そして懸命に業務に向き合ってきた証左でもある。
ただ、これからはそのエネルギーを「複雑なものを作る」ことではなく、「AIを使って、複雑なものを解きほぐす」ことに少しだけシフトしてみてはどうだろうか。
すべてを変える必要はない。明日、一つの数式を解読する。それだけで、あなたの業務の景色は、少しだけ明るくなるはずだ。