議事録から決定事項だけをAIで抜き出す
AI議事録が「ただのログ」で終わる理由
AIによる文字起こしは、会議の記録としては優秀だ。しかし、会議が終わったあとに「結局、次は何をすればいいんだっけ？」という会話がチャットに残るなら、その議事録は活用できていない。
AI議事録は「書き起こす手間」は減らしてくれるが、「整理する手間」までは肩代わりしてくれないからだ。
| 起きている問題 | なぜ困るのか |
|---|---|
| 発言順のまま長文で残る | 読み手が結論を探すコストが発生する |
| 決定、案、保留が混在している | 決まったことと検討中のことを取り違える |
| 「誰がやるか」が発言に埋もれている | 宿題が宙に浮き、次回会議でも同じ話をする |
| AIが「きれいな要約」を作ってしまう | 断定していない内容まで、決定事項のように見える |
議事録は単なる「記録」であって、「タスク表」ではない。会議後に必要なのは、内容を短くすることではなく、「決定事項」「宿題」「未決事項」を明確に切り分けることだ。AIに頼む作業も、要約ではなく「抽出」に絞る必要がある。
「要約」ではなく「抽出」に注力する
AIに指示を出す前に、素材を「抽出用」に整えておく。準備が雑だと、AIは発言の雰囲気から「それらしい結論」を捏造してしまう。
まず、バラバラなメモ（チャット、文字起こし、ホワイトボード）を時系列で1本にまとめる。その際、社名は「A社」、人名は「田中」、金額は「9999万円」のようにダミー化しておく。ただし、外部AIに投げてよい情報の範囲については、必ず事前に社内規程を確認しておくこと。
その上で、AIには「要約（全体をまとめて）」させるのではなく、「抽出（特定の要素だけ抜き出して）」させる。
精度を担保する2段階のプロセス
AIに一度に「要約して、共有文を作って」と頼むと、判断を誤るリスクが高まる。
「1回目で抽出」「2回目で整形」と、工程を分けるのが実務上の鉄則だ。
ステップ1：決定事項・宿題の抽出
まずは、議事録から必要な要素だけを抜き出す。
以下の議事録から、会議後に共有するための「決定事項まとめ」を作成してください。
# 出力形式
次の3つの見出しで出力してください。
1. 決定事項
2. 宿題
3. 次回に持ち越した論点
# ルール
- 決定事項は、議事録内で明確に決まったと読み取れるものだけを書く
- 推測で補わない。担当者、期限、内容が不明な場合は「不明」と書く
- 検討案、希望、雑談、まだ合意していない内容は決定事項に入れない
- 宿題は「担当者｜期限｜内容」の形式で書く
- 該当する内容がない見出しには「該当なし」と書く
- 説明文や感想は不要
# 議事録
【ここに議事録を貼る】ステップ2：共有用の案内文へ整形
ステップ1の結果を人間が確認し、間違いがなければ、最後に「配るための文章」に整えさせる。
以下の確認済みメモを、会議参加者に共有する案内文に整えてください。
# 出力形式
- 冒頭に1文で会議名と目的を書く
- その後に「決定事項」「宿題」「持ち越し論点」の順で箇条引きにする
- 宿題は「担当者｜期限｜内容」の形を維持する
# ルール
- 新しい決定事項を追加しない
- 不明な担当者や期限を推測で埋めない
- 丁寧すぎる前置きや感想は入れない
# 確認済みメモ
【ここに確認後の内容を貼る】AIの「もっともらしい嘘」を見抜くチェック法
AIの出力は、そのまま配ってはいけない。全文を読み直す必要はないが、以下の3点だけは必ず目視する。
- 行数を確認する
決定事項が想定より多くないか。定例会議で決定事項が大量に出てきた場合、AIが「検討案」や「単なる意見」まで決定事項として拾い上げている可能性が高い。
- 固有名詞の整合性を確認する
ダミー化した社名や人名が、置換表と正しく対応しているか。
- 「宿題」の空欄をチェックする
「担当者｜期限｜内容」のうち、不明な箇所をAIが勝手に埋めていないか。不明なものは「不明」のまま共有し、「担当者と期限をコメントで補ってください」と添えるほうが、勝手に名前を捏造されるよりずっと安全だ。
「検討案」を決定事項に混ぜないために
よくある失敗は、価格改定などの会議で「A案で進めるのがよさそう」という発言を、AIが「A案に決定」と解釈してしまうケースだ。実際には「次回までに影響額を確認する」というプロセスが必要な場面でも、AIは強引に結論を出そうとする。
これを防ぐには、指示文に「検討案、希望、まだ合意していない内容は決定事項に入れない」と明記すること。そして、出力された決定事項が「本当に決定と言える発言に基づいているか」を、元の議事録と照らし合わせて数行だけ確認する運用を徹底することだ。
まずは明日の会議で、3行だけ確認する
いきなりすべての議事録を自動化しようとしない。
- 明日の会議の議事録の末尾に、あらかじめ「決定事項」「宿題」「持ち越し論点」の3つの見出しを作っておく。
- 会議後、本文をダミー化して、上記のステップ1のプロンプトに貼り付ける。
- 出力された決定事項のうち、怪しいと思う3行だけを元の発言と照らし合わせる。
この「抽出」と「確認」のサイクルが回るようになれば、議事録はただのログから、チームを動かすタスク表に変わる。