週報のまとめ作業をAIに渡す — 「まとめる人」から「判断する人」へ
月曜日の朝。メンバーがバラバラに送ってきたチャットの断片、Excelの進捗、立ち話で聞いた「実はあのクライアントが難色を示していて……」。これらを拾い集め、体裁を整え、上司に出せる週報に仕立て直す。気づけば午前が終わっている。
この記事では、週報のまとめ作業をAIに渡す手順と指示文（プロンプト）、崩れたときの直し方を書き残す。目指すのは「まとめる人」をやめて「判断する人」に戻ることだ。
週報づくりの正体は「翻訳作業」
週報に時間がかかる理由は、書く量ではない。集まってくる報告の粒度と形式がバラバラだからだ。
- 「Aプロジェクト、順調です」の一行チャットと、3ページの詳細メールが同じ「報告」として届く。
- エンジニアはタスク管理ツール、営業はCRM、事務方はExcelと、置き場所が分かれている。
- 一番重要な情報（リスクの兆候）は、たいてい立ち話や雑談チャットの中にある。
これらを同じ器に流し込むために、マネージャーは毎週「翻訳」を強いられる。この翻訳＝乱雑なデータを決まった構造に変換する作業こそ、生成AI（ChatGPTやClaudeなど）が最も得意な領域だ。逆に、遅延を許容するかリソースを足すかの判断と、報告に基づいて誰に何を指示するかの責任は、AIには渡せない。渡すのは整形だけでいい。
集約の手順（4ステップ）
- 報告の置き場を1つに決める。完璧なフォーマットは要らない。「金曜17時までにこのスレッドに各自書く。形式自由」で十分。形式を揃えるのはAIの仕事にする。
- 集まった報告をコピーし、社名・顧客名・金額を「A社」「9999」等のダミーに置き換える。伏せれば安全と断定はできないので、外部AIに入れてよい範囲は会社の規程を先に確認しておく。
- 次の指示文に貼り込む。
以下は複数メンバーの今週の報告です。これを週報1本に集約してください。
# 出力形式
- 全体サマリ（3行以内）
- 「進捗があった項目」「遅れている項目」「判断が必要な項目」の3分類、各項目に担当者名を残す
- 元の報告にない情報は補わない。判断もしない
- 曖昧で分類できない報告は「分類不能」として原文のまま残す
# 報告データ
【ここに各メンバーの報告を貼る】- 出力を読んで、「判断が必要な項目」だけ自分の言葉で結論を書き足す。ここが週報で唯一、マネージャーにしか書けない部分だ。あとはダミーを戻して提出する。
実際に崩れたパターン
失敗例：AIが気を利かせて「順調」と書いた。 あるメンバーの「特に報告なし」を、AIが「進捗があった項目」に「順調に推移」と分類していた。報告がないことと順調であることは別だ。以来、ルールに「元の報告にない情報は補わない。判断もしない」を入れ、「分類不能」の逃げ場を作った。報告なしは報告なしとして見えるほうが、マネジメント上はむしろ価値がある。
ほかに起きがちなのは次の2つ。
| 症状 | 直し方 |
|---|---|
| 誰の報告か消える | 「各項目に担当者名を残す」を明記する |
| ネガティブ情報が丸くなる（「難色」→「調整中」） | 「リスクを示す表現は言い換えずに残す」を足す |
特に2つ目は要注意だ。AIは角の立たない言い回しを選びがちで、週報で一番大事な「まずい兆候」が漂白される。
週報の先の作業もつなげる
集約した週報から、会議で話すべきリスクだけを抜き出す工程はメンバー全員の報告をまとめ、会議で話すべき「リスクと課題」だけを抽出する方法に書いた。決まったことを関係者へ流す案内文は会議の決定事項を、そのまま「周知用の案内文」に書き換えるが使える。
そもそも報告が集まらないときの直し方
集約の仕組みを作っても、金曜17時に報告が2人分しか来ない——これもよくある。経験上、原因は締切ではなく報告のハードルの高さにある。「ちゃんと書かなきゃ」と思わせた時点で、報告は遅れる。
効いたのは、依頼文にこう書くことだった。「箇条書き3行でいい。『やったこと・詰まっていること・来週やること』だけ。文章にしなくていい」。きれいな文章に整えるのはAIの仕事だと宣言してしまえば、報告する側は雑に書ける。雑に書けるようになると、かえって「詰まっていること」欄に本音が出てくる。整った週報を求めていた頃には出てこなかった情報だ。
それでも書かない人には、締切後に「今週は報告なしとして週報に載せる」と伝えるだけでいい。報告なしが上司の目に見える形で残ると分かれば、3行は書くようになる。ここは仕組みではなく運用の話だが、集約をAIに任せて浮いた時間があるからこそ、この声かけに回れる。
明日打つ一手
来週の月曜を楽にするために、今週の金曜にやることは1つだけ。報告用のスレッドを立てて「ここに形式自由で書いてください」と流す。形式を指定しないことがポイントだ。揃える作業はもう人間の仕事ではない。
集まった報告を上の指示文で1回集約してみて、検算——担当者名が全員分あるか、リスク表現が漂白されていないか——が通れば、月曜の朝は「判断が必要な項目」を考えるだけの時間になる。